Combustível aumentou. A manutenção está pesando. Os veículos parecem rodar muito, mas a produtividade não acompanha. Os motoristas reclamam da cobrança e a diretoria quer saber onde é possível reduzir custos.

No meio de tudo isso, o gestor de frota precisa responder uma pergunta aparentemente simples:

Onde, exatamente, estamos perdendo dinheiro?

Se a resposta depende de percepção, planilhas isoladas ou daquele famoso “eu acho que…”, existe um problema.

E talvez ele seja maior do que o custo de combustível ou manutenção.

O verdadeiro problema é tomar decisões sem conseguir enxergar claramente o que está acontecendo na operação.

Ter dados não significa ter controle

Hoje, muitas empresas possuem rastreamento, relatórios, planilhas, abastecimentos, ordens de serviço e uma quantidade enorme de informações.

Mesmo assim, continuam tendo dificuldade para controlar a frota.

Por quê?

Porque informação sem interpretação vira apenas mais informação.

O gestor não precisa necessariamente de mais dados. Ele precisa saber quais números realmente importam, identificar desvios e transformar essas informações em decisões.

Se assumíssemos amanhã uma frota que está dando prejuízo, existem cinco perguntas que gostaríamos de responder rapidamente.

1. Quanto cada veículo realmente custa para rodar?

Não olhe apenas para o combustível.

Combustível, manutenção, pneus, depreciação, seguros e outros custos precisam fazer parte da análise.

Um veículo que aparentemente está “trabalhando normalmente” pode ter um custo operacional muito diferente de outro que executa uma função semelhante.

Por isso, uma pergunta importante é:

Quanto custa cada quilômetro produtivo desse veículo?

Quando você começa a comparar veículos semelhantes, os desvios aparecem.

E onde existe um desvio relevante, existe uma pergunta a ser respondida.

2. Quais veículos estão fora da curva?

Imagine dois veículos semelhantes, executando atividades parecidas.

Um consome significativamente mais combustível.

Outro apresenta manutenção com muito mais frequência.

Um terceiro roda muitos quilômetros, mas entrega pouca produtividade.

O erro é analisar somente a média da frota.

A média pode esconder os veículos que estão sangrando dinheiro.

O gestor precisa conseguir identificar rapidamente quais veículos estão fora do padrão e investigar o motivo.

O problema pode estar no veículo, na rota, na manutenção, na utilização ou até no comportamento de condução.

O indicador não dá necessariamente a resposta.

Ele mostra onde você precisa fazer a pergunta.

3. Quanto do custo está relacionado ao comportamento de condução?

Aqui entramos em um dos assuntos mais delicados da gestão de frota: o motorista.

Acelerações, frenagens, excesso de velocidade, marcha lenta, utilização inadequada e outros comportamentos podem impactar custos e riscos da operação.

Mas existe um erro perigoso:

transformar todo indicador em ferramenta de punição.

Quando isso acontece, o motorista deixa de enxergar a gestão como aliada e começa a enxergá-la como fiscalização.

E você cria dois lados dentro da mesma empresa.

A tecnologia deveria ajudar a fazer justamente o contrário.

Os dados podem ser utilizados para orientar, treinar, reconhecer bons comportamentos e criar metas compreensíveis.

O objetivo não deveria ser encontrar culpados.

Deveria ser melhorar o resultado da operação junto com quem está atrás do volante.

4. Sua empresa tem a quantidade certa de veículos?

Essa pergunta costuma receber menos atenção do que deveria.

Qual é o tamanho ideal da sua frota?

Ter veículos demais significa capital parado, depreciação, impostos, seguros e manutenção de ativos que talvez estejam sendo pouco utilizados.

Ter veículos de menos pode significar atrasos, sobrecarga e perda de produtividade.

Por isso, não basta saber quantos veículos a empresa possui.

É preciso entender quanto cada veículo é efetivamente utilizado e quanto dessa utilização gera resultado para a operação.

Às vezes, reduzir custos não significa negociar combustível ou manutenção.

Pode significar descobrir que a empresa está pagando para manter uma frota maior do que realmente precisa.

5. Quanto da sua frota está realmente produzindo?

Um veículo pode rodar muito e ainda assim produzir pouco.

Quilometragem, sozinha, não significa produtividade.

O gestor precisa relacionar a utilização do veículo com a finalidade da operação.

Pergunte:

Esse veículo está rodando para gerar resultado ou simplesmente acumulando quilômetros e custos?

Dependendo da atividade da empresa, produtividade pode significar entregas, atendimentos, visitas, toneladas transportadas, serviços realizados ou outra métrica operacional.

Quando utilização e resultado começam a ser analisados juntos, a conversa muda.

Você deixa de perguntar:

“Quanto minha frota gastou?”

E começa a perguntar:

“Quanto resultado minha frota gerou para aquilo que gastou?”

Essa é uma mudança importante de mentalidade.

E existe um indicador que nenhuma planilha resolve sozinha

Você pode ter excelentes sistemas e indicadores, mas existe um elemento que continua sendo decisivo:

as pessoas.

Principalmente quem utiliza os veículos todos os dias.

Um dos grandes desafios do gestor é fazer com que o motorista entenda que controle não significa perseguição.

Quando o motorista entende por que determinado comportamento é acompanhado, conhece os indicadores pelos quais será avaliado e percebe que existe reconhecimento por bons resultados, a relação pode mudar.

Em vez de:

empresa contra motorista

a gestão precisa buscar:

empresa + gestor + motorista contra o desperdício.

Essa talvez seja uma das mudanças mais poderosas que uma empresa pode fazer na gestão da frota.

Faça este teste na sua empresa

Sem consultar ninguém, tente responder agora:

1. Quanto custa cada quilômetro da sua frota?

2. Quais são os veículos mais caros da operação e por quê?

3. Quais comportamentos de condução mais impactam seus custos e riscos?

4. Você consegue justificar, com números, a quantidade atual de veículos da empresa?

5. Você sabe quais veículos estão gerando produtividade proporcional ao custo?

Se você respondeu “não sei” para duas ou mais dessas perguntas, isso não significa necessariamente que sua frota esteja mal gerida.

Mas é um sinal importante:

provavelmente existem decisões sendo tomadas sem toda a visibilidade necessária.

E onde falta visibilidade, desperdícios podem permanecer escondidos durante meses ou até anos.

Gestão de frota começa quando o dado vira decisão

Na Santrack, acreditamos que tecnologia não deve servir apenas para mostrar onde o veículo está.

Ela precisa ajudar empresas a entender como seus veículos estão sendo utilizados, onde existem desvios e quais decisões podem melhorar a eficiência da operação.

Porque o objetivo não é simplesmente monitorar veículos.

É dar ao gestor condições para enxergar, decidir e agir.

E, principalmente, fazer isso sem transformar o motorista em inimigo do processo.

Uma frota verdadeiramente sob controle é aquela em que dados, processos e pessoas trabalham na mesma direção.

Quer descobrir onde sua frota pode estar perdendo dinheiro?

Converse com a equipe da Santrack e conheça como dados e tecnologia podem ajudar sua empresa a ter mais controle, visibilidade e inteligência na gestão da frota.